HR自查清单

劳动合同到期风险自查表

在合同到期前完成续签条件、终止风险和送达证据核对，避免因遗漏节点、事实判断不清或材料断档产生争议。

适用范围

适用于固定期限劳动合同即将到期的员工，以及合同虽未到期但需要提前判断续签、终止或转为无固定期限劳动合同的场景。建议由HR在内部预警触发后发起，用人部门负责人、薪酬人员和有权限的管理者共同确认。清单只用于管理排查，不代替针对个案的法律意见。

一、到期台账与事实核对

• 合同原件、签署页、起止日期和合同版本能够一一对应，不仅依赖Excel中的手工日期。
• 员工姓名、主体公司、工作地点、岗位及当前在职状态与合同记录一致。
• 已核对是否存在补充协议、续签协议、岗位或主体变更文件，避免漏掉后签文件。
• 已确认员工是否处于医疗期、孕期、产期、哺乳期、工伤相关停工留薪期或其他可能影响合同终止判断的特殊状态。
• 已核对连续工作年限、既往固定期限合同次数及员工是否提出订立无固定期限劳动合同。
• 距离到期日已留出部门评估、员工沟通、文件审批和送达的实际时间。

二、续签决策

• 用人部门已基于岗位是否存续、绩效事实和组织计划形成书面意见，没有只写“不同意续签”。
• 续签的合同期限、岗位、工作地点、工时制度、薪酬结构等核心条件已经审批。
• 如拟调整条件，已评估调整是否合理，并准备清晰、可被员工理解的书面说明。
• 已单独核对无固定期限劳动合同的法定情形，未把“换一个合同名称”当作规避方式。
• 续签文件由适格主体签署，签署时间和实际履行时间能够衔接。
• 员工拒绝续签时，已记录企业提出的续订条件、沟通过程和员工明确意见。

三、到期终止与费用核对

• 终止决定经过有权限人员审批，理由与客观事实一致。
• 已核对当地规定、劳动合同及集体合同中关于通知期限和程序的约定。
• 书面通知准确写明合同信息、终止日期、工资结算、交接安排及咨询联系人。
• 已逐项判断是否涉及经济补偿，不以“自然到期”四个字直接得出无需支付的结论。
• 补偿年限、月工资口径、应发工资、未休年休假及其他应结项目已由第二人复核。
• 离职证明、社会保险关系与档案转移等后续事项已有明确责任人和办理节点。

四、送达与证据留存

• 首选员工本人签收；电子送达时能够证明账号归属、文件内容、发送时间和接收情况。
• 员工拒签或失联时，已按企业制度与适用规则采取可证明的替代送达方式。
• 电话或口头沟通后形成书面纪要，记录参与人、时间、结论和未决事项。
• 合同、审批、通知、送达凭证、工资及补偿测算表统一归入该员工档案。
• 涉及健康、家庭、生育等敏感信息的材料设置访问权限，不在无关群聊传播。

异常处理与留痕建议

发现合同日期不一致、连续合同次数不清、特殊保护状态待核实或员工对续签条件有异议时，应暂停发出结论性通知，先建立“事实—依据—处理人—截止时间”异常单。纸质快递应保存底单和轨迹，电子沟通应导出完整上下文，不能只截取有利片段。任何日期回填、合同替换或测算调整，都应注明原因、操作人和审批人。

结果判定

• 红色：暂停处理。 已经过期仍在用工、疑似符合无固定期限合同条件、处于特殊保护状态，或终止依据与证据明显不足。
• 黄色：限期补齐。 决策已明确，但审批、费用复核、书面通知或送达证据尚不完整。
• 绿色：可以进入执行。 合同事实、续签或终止依据、费用、通知和归档均已由责任人复核；绿色不代表个案不存在争议。