HR自查清单

员工离职手续清单

离职不是一张交接表，而是劳动关系、钱款、证明、资产和数据权限同时收口；逐项确认能减少遗漏和事后争议。

适用范围

适用于员工辞职、协商解除、企业解除、合同到期终止等离职场景。不同离职原因对应的依据、程序和费用可能完全不同，使用本清单前，应先准确选择离职类型，不能用统一的“个人原因”覆盖真实情况。

一、离职原因与时间确认

• 员工辞职文件确由本人提交，内容、提交时间和企业接收时间可核验。
• 协商解除已有双方真实一致的书面协议，没有强迫员工先写“自愿辞职”。
• 企业单方解除已核对事实、制度依据、证据和法定程序，并由有权限人员审批。
• 合同到期终止已完成续签意向、特殊保护状态和经济补偿条件核查。
• 最后工作日、劳动关系解除或终止日、工资和社保办理节点分别写清，避免混为同一天。

二、工作与资产交接

• 项目状态、客户事项、合同文件、待办风险和关键联系人形成书面交接。
• 电脑、门禁卡、工牌、印章、证书、纸质档案及其他公司资产逐项清点。
• 公司账号、共享邮箱、代码仓库、云盘、财务或客户系统权限已列出，不依赖直属经理口头回忆。
• 重要业务资料已转入公司控制的存储位置，不要求员工交出个人账号密码。
• 未完成事项写明承接人、完成期限和管理责任，离职员工签字不等于企业可以放弃内部复核。

三、工资与费用结算

• 截止离职日的出勤、加班、请假、调休和未休年休假记录已经锁定并由员工核对。
• 基本工资、绩效、奖金、提成、报销及其他应结项目分别依据制度或约定确认。
• 是否支付经济补偿、代通知金或其他款项已根据真实离职原因逐项判断。
• 补偿年限、月工资基数、封顶规则及税务处理由薪酬人员复核，计算表可追溯。
• 任何扣款均有明确事实和依据，未以格式条款约定任意罚款。
• 最终结算单列明项目、期间、金额和咨询渠道，不只给一个合计数。

四、法定手续与对外办理

• 已准备内容真实、措辞中性的解除或终止劳动合同证明。
• 已安排在法定期限内办理档案和社会保险关系转移相关手续，并保留经办结果。
• 经济补偿需在办结工作交接时支付的，付款条件与交接节点已经清晰通知。
• 员工要求提供工资、考勤或社保相关材料时，由指定人员核对后响应。
• 涉及竞业限制的，已重新确认适用人员、范围、期限、补偿及后续联络机制。

五、权限回收与离职后管理

• 根据岗位风险设定权限停用时间，高权限账号不等到月底统一处理。
• 邮箱转交、自动回复和客户通知符合业务需要，并避免无关人员持续查看员工私人通信。
• 已撤销门禁、VPN、印章、付款、审批和第三方平台授权，保留执行记录。
• 员工个人资料按法定保存义务和处理目的分类保留，不把整台电脑镜像无限期开放查询。
• 离职面谈中的投诉、风险线索和待付款项已转交有权处理人员闭环。

异常处理与留痕建议

员工拒绝签收、不辞而别、交接存在争议或系统权限无法即时关闭时，应建立异常事件单，记录发现时间、临时控制措施、通知方式、责任人和复核结果。送达材料保留完整正文和轨迹；资产短缺与工资结算分开处理。离职原因、解除依据或金额发生调整时，旧版本不得无痕覆盖。

结果判定

• 红色：不得直接结案。 解除依据待核、工资补偿有重大差异、高风险权限未收回，或离职证明和转移手续无人负责。
• 黄色：关系已结束但事项待闭环。 辅助交接、报销或普通资产仍在处理中，已有责任人和完成期限。
• 绿色：完成离职闭环。 原因与日期明确，费用、证明、转移、交接、权限和档案均有可追溯结果。