HR自查清单

员工档案完整性清单

员工档案的“完整”不是资料越多越好，而是关键事实有依据、版本可追溯、用途明确、权限适当且能按规则处置。

适用范围

适用于在职员工档案季度抽查、系统迁移前清理、劳动争议材料准备和离职档案归整。可按人员抽样，也可针对合同临期、薪资变动频繁或跨主体异动人员重点检查。档案完整性和个人信息最小必要应同时满足。

一、身份与联系信息

• 姓名、证件类型及必要号码与有效证明一致，系统中不存在多个相互冲突的版本。
• 联系电话、常用邮箱、地址和紧急联系人有明确用途，员工可申请更正。
• 学历、资格、健康证明仅在岗位确有需要时保存，并记录核验结果与有效期。
• 身份证件、银行卡、健康等敏感资料未出现在无权限的共享表格或群文件。
• 非必要复印件、重复附件和招聘阶段已失去用途的信息已列入清理范围。

二、劳动关系与合同

• 劳动合同主体、期限、岗位、地点、工时和报酬等核心信息录入准确。
• 合同正文、签署页、续签文件和补充协议完整，双方版本不存在实质差异。
• 合同到期、试用期、服务期或相关证件有效期可被查询和提醒。
• 劳务派遣、实习、退休返聘或其他人员的关系文件与实际管理方式相符，不混入普通劳动合同模板。
• 员工手册及制度告知记录能够指向具体名称和版本。

三、岗位、薪酬与社保

• 入职岗位、部门、汇报关系和每次异动均有生效日期及批准文件。
• 调岗、调薪、晋升、降级和主体变更保留前后值，未用当前信息覆盖历史。
• 薪资标准、结构和生效期间与工资核算使用的数据一致。
• 社会保险、公积金增减员与基数记录可对应经办结果，异常有处理结论。
• 银行账户变更和高敏感字段修改经过本人核验与授权流程。

四、考勤、休假与员工关系

• 排班、考勤、补卡、请假、加班和调休记录能够按月份检索。
• 年休假资格、余额调整和离职折算保留计算依据。
• 绩效目标、阶段反馈和考核结果能区分事实、评价与最终决定。
• 培训、奖惩、申诉和投诉材料注明适用制度、处理过程及员工意见。
• 涉及健康、家庭、工伤或调查的材料单独限制权限，不与普通人事资料混放。

五、离职与保存处置

• 离职原因、申请或决定文件、审批、送达与实际离职日一致。
• 工资补偿、未休年假、资产交接、离职证明和社保档案转移有处理结果。
• 账号与权限回收记录完整，离职后不再使用原账号处理业务。
• 不同档案类别设置了保存依据、期限、到期处置和例外延长审批。
• 员工查阅、更正、复制或删除请求有受理渠道和处理记录。

六、档案质量与权限抽查

• 必填字段没有用“未知”“以后补”长期占位，缺失项有责任人与截止时间。
• 附件名称、员工归属、文件版本和签署状态清晰，可快速定位正式文件。
• HR、主管、财务、IT和普通员工的查看范围按职责配置，并定期复核。
• 下载、导出、修改和删除等高风险操作有日志，管理员不能无痕覆盖。
• 系统迁移或批量导入后做了数量、关键字段和附件抽样对账。

异常处理与留痕建议

遇到同一员工多份合同日期冲突、薪资版本不一致、附件归错人或敏感信息越权可见时，应先限制访问并保护原始记录，再确认正式依据。更正时记录修改前后值、来源、原因和批准人；疑似误删或泄露应按企业安全事件流程升级。不要为追求“完整率”而虚构字段或补签倒签。

结果判定

• 红色：立即处置。 合同或身份关键事实冲突、敏感信息越权、正式文件缺失，或历史记录被覆盖且无法还原。
• 黄色：限期补正。 关键事实基本明确，但附件、版本、期限或审批留痕不完整。
• 绿色：档案可用。 必要资料准确、版本可追溯、权限与保存规则明确，并已清理无关和过期信息。