HR自查清单

加班审批检查表

加班审批解决的是管理授权，最终认定和结算仍要回到实际工作事实、工时制度与完整记录，不能只看一张申请单。

适用范围

适用于企业安排或员工申请延长工作时间、休息日或法定休假日工作的场景。值班、出差、培训、待命、弹性工作及特殊工时岗位是否构成加班，需要结合实际约束程度和适用制度判断，不能仅因系统中选择了“加班”就自动得出结论。

一、发起前的必要性检查

• 加班对应具体任务、交付物或突发事项，未以“部门都留下”作为唯一理由。
• 直属负责人已评估能否通过调整排班、工作优先级或补充资源完成。
• 员工所属主体、岗位、考勤组和工时制度准确，特殊工时审批状态已核对。
• 已关注连续工作、夜间工作及超长时长可能带来的健康与安全风险。
• 批量或长期加班已升级为组织资源问题，不通过逐日审批掩盖常态性超负荷。

二、申请与审批内容

• 申请写明日期、预计起止时间、任务、地点和成果，而非只填“工作需要”。
• 跨日加班明确归属日期和休息区间，避免整段时间全部计入。
• 审批人具备业务授权并了解任务，申请人不能自行批准。
• 加班期间涉及出差、请假或调班的，相关流程已完成冲突检查。
• 审批发生在工作前；确属紧急情况事后补办时，记录紧急原因和确认人。
• 审批意见未承诺与企业制度、合同或适用规则不一致的结算方式。

三、实际工作事实复核

• 实际打卡、门禁、系统操作或业务成果与申请时段能够相互印证。
• 已扣除真实休息和非工作时间，不把在办公地点停留全部计为工作。
• 远程加班由任务安排和成果确认支持，不要求员工提交过度侵入私人生活的监控材料。
• 申请时长与实际时长差异超过企业阈值时，由员工和主管说明。
• 主管通过工作群、邮件或口头临时安排的任务，已补充形成可追溯记录。
• 员工未经安排自行延长停留的情形，已核对企业是否知情、是否接受成果及制度执行情况。

四、结算与调休

• 工作日、休息日和法定休假日加班分别汇总，没有混用同一处理规则。
• 加班费计算基数、时长单位和取整方式经过政策、合同及制度核验。
• 如安排补休，取得、使用、剩余及对应来源可以追溯，不无依据过期清零。
• 同一时段未同时计入出勤、请假、出差补贴和重复加班。
• 跨月补批或更正形成调整单，并同步到工资或调休账户。
• 员工可查询审批结果、确认时长和结算去向，并有异议反馈入口。

异常处理与留痕建议

发现无申请但有明确工作安排、申请与打卡明显不符、同一部门长期超时或主管批量代填时，应建立异常单，记录原始事实、双方说明、决定及工资影响。不得为降低加班数据而删除打卡、反改排班或要求员工统一填写“自愿不计薪”。更正后保留原值、修改人和审批人。

结果判定

• 红色：暂停结算并升级。 工时制度不明、存在超长或强制加班风险、批量数据失真，或原始记录被修改。
• 黄色：限期补证。 工作事实基本明确，但申请、主管确认、实际时长或结算去向尚未闭环。
• 绿色：可以结算。 必要性、授权、实际工作、时长和处理方式相互一致，员工能够查询且记录可追溯。