HR自查清单

年休假管理检查表

从资格认定到余额结清逐项核对，避免只按本企业司龄计算、余额无依据调整或员工离职时才发现历史欠账。

适用范围

适用于企业在职员工的法定带薪年休假管理，以及新入职、跨年度、长期休假、员工离职等需要折算或重新核验的场景。企业另设的福利年假应与法定年休假分开命名、核算和说明，避免两套规则相互覆盖。

一、资格与基础数据

• 已核对员工连续工作情况和累计工作时间，不只读取本单位入职日期。
• 企业已明确可接受的工作年限证明类型，并给员工补充说明或更正的渠道。
• 员工身份、入职日期、离职日期和历史年休假数据来源清晰。
• 对依法可能不享受当年度年休假的情形，已核验具体事实与天数，没有仅凭请假名称自动判定。
• 法定年休假与公司福利假使用不同账户，先后使用及折算规则已经告知。

二、天数与折算

• 年休假档位依据累计工作时间确定，临界日期有复核机制。
• 年度中途入职或离职时，按适用规则进行当年度折算，并保留计算过程。
• 折算中的日历天数、剩余天数和不足整天部分处理口径统一。
• 历史数据迁移、员工补交工龄证明或规则变更后，余额调整有审批和说明。
• 不通过负余额或隐藏余额冲抵企业此前未安排的假期。

三、申请、安排与考勤衔接

• 员工能够查询可用余额、申请状态及扣减明细。
• 申请单位、最小请假时长和审批层级已在制度中明确，实际执行一致。
• 企业根据生产经营情况统筹安排休假时，兼顾员工本人意愿并保留沟通记录。
• 已批准年休假与排班、出勤和工资计算自动或人工核对，不发生重复扣减。
• 撤销、改期、销假及人工补录均写明原因，不能只改最终余额。

四、跨年、未休与离职处理

• 年末前已向员工展示余额并安排提醒，没有等到最后一个工作日集中处理。
• 因工作需要不能安排休假的个案，有业务原因、员工沟通和审批记录。
• 跨年度安排符合适用规则，结转余额与当年余额可区分追踪。
• 员工书面提出因本人原因不休时，文件能证明其真实意思，未使用强制放弃模板。
• 未休年休假工资报酬的适用条件、日工资口径和已支付正常工作期间工资已分别复核。
• 离职结算前重新核对当年度折算、已休记录和历史待处理事项。

五、数据与证据

• 工龄证明、余额计算、申请审批、考勤、工资和员工确认能够串联。
• 锁月或关账后的余额修改由特定权限执行，并保留修改前后数值。
• 纸质与系统记录不一致时，有明确的数据校正流程和最终依据。
• 年休假记录按员工归档，薪酬和健康相关信息仅对必要人员开放。

异常处理与留痕建议

出现负余额、同一日期重复请假、已批准假期仍记旷工、工龄证明补交后档位变化或离职余额突增时，应停止自动结算，逐项回溯原始记录。修正不能只改余额总数，要同时保存触发原因、计算公式、相关年度、审批人与员工沟通结果。对地方口径有疑问时，标记“待政策核验”，不要直接套用其他城市做法。

结果判定

• 红色：暂停关账。 资格或累计工龄无法确认、余额与审批考勤明显冲突，或离职未休天数尚未复核。
• 黄色：数据待补。 计算结果基本可解释，但缺少证明、员工沟通或调整审批。
• 绿色：可以结转或结算。 资格、天数、安排、考勤、工资和留痕能够相互印证，并保留员工查询与异议通道。