HR自查清单

HR系统选型清单

选型不只比较功能数量，而要用真实场景验证系统能否算对、留痕、控权、迁移并长期维护。

适用范围

适用于首次采购、替换旧系统或扩展HR数字化范围的企业。建议由HR负责业务场景，IT或安全人员负责技术与数据问题，财务关注成本和付款，管理层确认目标。评分前先写明“本次必须解决的三个问题”，避免采购变成功能展示竞赛。

一、需求与边界

• 已列出员工规模、主体数量、地区、用工类型、考勤模式和现有系统。
• 必须上线、可后续上线和明确不采购的范围已经分级。
• 每项需求写成可演示的业务场景，如“跨月补卡如何影响已发工资”，而非只写“需要考勤”。
• 招聘、档案、合同、考勤、假期、审批、薪酬和离职之间的数据流已经画清。
• 明确哪些规则全国统一、哪些依赖地区或企业制度，供应商不能以“内置劳动法”替代企业判断。

二、产品能力验证

• 员工、组织和合同变更保留生效日期及历史版本，不用当前值覆盖历史。
• 多考勤组、跨日班、异常补卡、请假加班重叠等真实场景能够处理。
• 审批支持企业实际层级、条件分支、转审或委托，并能查询完整过程。
• 薪资结果可以追溯到规则、考勤和变动来源，人工调整有理由和审批。
• 入职和离职能分配责任、追踪交接、处理账号与资产，而不只是登记状态。
• 预警允许配置责任人、提前量和处理状态，提醒后能形成闭环。
• 报表指标有定义，能够下钻到明细，不把漂亮图表当作准确性证明。

三、数据保护与权限

• 供应商说明企业与供应商各自的个人信息处理责任，并在合同中明确处理目的、期限和安全措施。
• 角色、组织范围和字段权限可组合控制，HR、主管、财务与普通员工看到的内容不同。
• 薪资、证件、健康等敏感信息有更严格的加密、脱敏和访问审计安排。
• 供应商运维人员访问生产数据有审批、时限和日志，不存在默认长期开放。
• 能导出访问、修改、审批和删除等关键日志，且普通管理员不能自行清除。
• 备份恢复、故障响应、安全事件通知和业务连续性有可执行说明。

四、集成、迁移与退出

• 与企业微信、财务、门禁、招聘或身份系统的接口范围、频率、失败重试和费用明确。
• 历史数据迁移包含字段映射、清洗、试迁、对账和签字验收，不承诺“一键全迁”后跳过核对。
• 原始附件、审批记录和历史版本能否迁移或只读查询已经确认。
• 提供标准数据导出方式，格式和字段说明可在正式采购前验证。
• 合同终止后的数据返还、保留、删除证明和备份处理写入约定，避免被供应商锁定。

五、实施、服务与成本

• 项目负责人、双方投入人员、里程碑、培训和验收标准明确。
• 验收包含业务准确性、权限、安全、性能和数据对账，不只以“页面可打开”为准。
• 订阅费、实施费、接口费、存储费、短信费、升级费和二次开发费汇总为三年总成本。
• 服务响应级别、问题升级路径和版本变更通知机制已写入合同或服务文件。
• 已安排试点部门和回退方案，正式切换前保留必要的双轨核对期。

异常处理与留痕建议

供应商对关键问题只回复“支持”时，要求其写出演示步骤、限制条件和费用，并保存结果。评分调整应注明证据，不能由单一部门私下改变权重。若测试中出现租户数据混见、薪资越权、结果不可追溯或无法导出等问题，应列为阻断项，不以价格优惠抵消。

结果判定

• 红色：不进入采购。 数据隔离或权限存在重大疑问、核心场景算不对、无法合理导出，或合同回避数据责任。
• 黄色：带条件入围。 核心能力满足，但接口、迁移、服务或成本仍需书面澄清和样本验证。
• 绿色：可进入商务与试点。 场景验证、数据安全、实施资源、退出机制和总体成本均有证据；最终仍应以合同与验收结果为准。